PayCenter GmbH – Sachbezugskarte – Stand 20. Februar 2025
Die PayCenter GmbH, Clemensänger-Ring 24 in 85356 Freising gibt Karten für Sachbezüge und andere steuerbegünstigte Zahlungen aus. Vertragspartner sind Unternehmen (im Folgenden "Unternehmen" oder "Arbeitgeber" oder "Karteninhaber" genannt), die ihren Mitarbeitern (im Folgenden "Kartennutzer" genannt) solche steuerbegünstigten Zahlungen zukommen lassen.
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen sind Bestandteil des Vertrags zwischen der PayCenter GmbH und dem Unternehmen (Vereinbarung zur Sachbezugskarte). Danach gibt die PayCenter GmbH für bestimmte Mitarbeiter des Unternehmens Sachbezugskarten aus. Dabei handelt es sich um Debit Mastercards auf Guthabenbasis, welche entweder als Plastikkarte oder als digitale Karte vorliegen können (abhängig von der Art der Bestellung).
Die notwendigen Daten für die Mitarbeiter stellt das Unternehmen der PayCenter GmbH zur Verfügung.
Das Unternehmen stellt der PayCenter GmbH alle Unterlagen und Informationen zur Verfügung, die für eine Legitimation erforderlich sind (Handelsregisterauszug, Angabe der wirtschaftlich Berechtigten, persönliche Legitimation des Geschäftsführers). Darüber hinaus teilt das Unternehmen der PayCenter GmbH die ihr gegenüber handlungsberechtigten Personen mit.
Das Unternehmen verpflichtet sich, die Kartenaufladungen ausschließlich für Sachbezüge und sonstige vereinbarte steuerbegünstigte Zahlungen an ihre Mitarbeiter zu nutzen.
Das Unternehmen verpflichtet sich ferner, Zahlungen nur an seine Mitarbeiter zu leisten, die sich ihm gegenüber legitimiert haben. Es verpflichtet sich, der PayCenter GmbH die Legitimationsdaten seiner Mitarbeiter auf Anforderung mitzuteilen.
Das Unternehmen wird von den Mitarbeitern eine freiwillige, informierte Einwilligung zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten durch die PayCenter GmbH zum Zweck der Auszahlung geldwerter Vorteile einholen, bevor die Datenverarbeitung erfolgt.
Das Unternehmen benennt gegenüber der PayCenter GmbH die Mitarbeiter, die zur Bestellung von Karten berechtigt sind. Die Bestellung kann sowohl für physische Plastikkarten als auch für digitale Karten erfolgen. Der genaue Bestellweg wird individuell zwischen dem Unternehmen und der PayCenter GmbH vereinbart. Für die Vollständigkeit und Richtigkeit der übermittelten Daten ist das Unternehmen verantwortlich.
Der Versand der Karten oder die Bereitstellung der Informationen zu den digitalen Karten erfolgt nach individueller Absprache zwischen dem Unternehmen und der PayCenter GmbH direkt an den Karteninhaber (Unternehmen) oder direkt an den Kartennutzer (Mitarbeiter). Ab dem Zeitpunkt des Versands oder der Bereitstellung der digitalen Karteninformationen geht die Gefahr des Abhandenkommens oder des Missbrauchs auf den Karteninhaber über.
Die PayCenter GmbH informiert den Karteninhaber oder -nutzer bei Auslieferung der Sachbezugskarte oder Bereitstellung der digitalen Karte über die korrekte Nutzung. Eine Haftung für missbräuchliche Nutzung oder entwendetes Kartenguthaben wird nicht übernommen.
Die Aufladung der Karten erfolgt durch Überweisung. PayCenter stellt dem Unternehmen für jede Karte eine separate IBAN zur Verfügung. Damit kann das Unternehmen turnusmäßig automatisiert die Zahlungen an jede einzelne Karte vornehmen. Nach Eingang der Überweisung steht der Betrag sofort für Zahlungen zur Verfügung.
Die Karten sind wiederaufladbare Debit Mastercards. Im Rahmen des vorher aufgeladenen Guthabens können die Kartennutzer bei Mastercard-Vertragshändlern in Geschäften (POS) Waren oder Dienstleistungen beziehen. Dazu legt der Karteninhaber einen Wunsch-Händler, eine Wunsch-Warengruppe oder eine Wunsch-Region fest. Die Karte kann dann exklusiv dort eingesetzt werden.
Alternativ kann der Karteninhaber festlegen, dass diese Einstellungen durch den Kartennutzer vorgenommen werden können.
Folgende Kartennutzung ist aus steuerlichen Gründen nicht erlaubt:
Daten, Passwort, PIN und Plastikkarte sind mit besonderer Sorgfalt zu verwahren, um sie vor missbräuchlicher Nutzung zu schützen. Die Kartendaten, das Passwort, PIN und/oder Plastikkarte dürfen Unbefugten nicht übermittelt oder zugänglich gemacht werden. Insbesondere dürfen Passwort und PIN nicht elektronisch gespeichert oder in anderer Form notiert werden.
Die PayCenter GmbH hat sich gegenüber den Vertragsunternehmen von Mastercard verpflichtet, die bei Benutzung der Mastercard entstandenen, sofort fälligen Forderungen gegen den Karteninhaber zu begleichen. Die Erstattungspflicht besteht nur dann nicht, wenn eine wirksame Forderung des Vertragsunternehmens von Mastercard nicht begründet wurde.
Reklamationen über mittels Mastercard erworbene Leistungen sind ausschließlich und unmittelbar mit dem Vertragsunternehmen zu klären. Die Zahlungsverpflichtung des Karteninhabers gegenüber der kartenausgebenden Stelle bleibt hiervon unberührt.
Das Unternehmen ist dafür verantwortlich, die Aufladungen der Sachbezugskarte im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben vorzunehmen und diese zu überwachen.
Sollten monatliche Aufladungen die aktuell gültige Freigrenze – kein Freibetrag! – überschreiten, ist der geldwerte Vorteil komplett zu versteuern.
Die Verantwortung für die Nutzung der Karten liegt allein beim Arbeitgeber. PayCenter kann keine Haftung übernehmen für Steuerzahlungen, die in Verbindung mit der Kartennutzung stehen.
Das Unternehmen ist dafür verantwortlich, zu überprüfen, ob seine Mitarbeiter Folgekarten erhalten sollen.
Über den Onlinezugang können diejenigen Mitarbeiter gekennzeichnet werden, an die keine Folgekarte ausgeliefert werden soll.
Das Unternehmen überprüft ebenso, ob die Anschrift des Mitarbeiters aktuell ist. PayCenter versendet, wenn nicht anders vereinbart, die Karten an die Privatanschrift des Mitarbeiters.
Stellt der Karteninhaber oder der Kartennutzer den Verlust der Karte oder der Kartendaten oder missbräuchliche Verfügungen mit der Karte fest, so sind die Karte und der zugehörige Online-Zugang unverzüglich zu sperren.
Die Sperrung kann vom Kartennutzer über die VIMpay App oder unter der allgemeinen deutschen Sperr-Notrufnummer 116 116 telefonisch vorgenommen werden. Ebenso kann die Sperrung über den Kundensupport der PayCenter GmbH veranlasst werden.
PayCenter erstellt im Verlustfall eine Ersatzkarte und sendet diese, je nach Vereinbarung, an den Karteninhaber oder den Kartennutzer.
Die Sachbezugskarten haben eine Laufzeit von fünf Jahren. Nach Ablauf der Gültigkeitsdauer erstellt PayCenter eine Folgekarte. Für die Einrichtung der Folgekarte stellt PayCenter dem Unternehmen dieselben Entgelte in Rechnung, die für die Erstausgabe vereinbart wurden.
Sofern Karten nicht verlängert werden und am Ablauftag noch ein Restguthaben von mindestens 5,00 Euro vorhanden ist, wird PayCenter dieses Restguthaben an das Unternehmen zurücküberweisen.
Verliert der Karteninhaber oder der Kartennutzer die Sachbezugskarte, wird sie gestohlen oder kommt sie in sonstiger Weise abhanden und kommt es dadurch zu nicht autorisierten Kartenverfügungen, so haftet der Karteninhaber für Schäden, die bis zum Zeitpunkt der Sperranzeige verursacht werden, in Höhe von maximal 50 Euro.
Der Karteninhaber ist nicht zum Ersatz des vorstehend genannten Schadens verpflichtet, wenn:
Kommt es vor der Sperranzeige zu nicht autorisierten Verfügungen und hat der Karteninhaber oder der Kartennutzer die ihm mitgeteilten Sorgfaltspflichten vorsätzlich oder grob fahrlässig verletzt oder in betrügerischer Absicht gehandelt, trägt der Karteninhaber abweichend von den beiden vorstehenden Punkten den hierdurch entstandenen Schaden in vollem Umfang, maximal bis zur Höhe seines Guthabens.
Grobe Fahrlässigkeit des Karteninhabers oder des Kartennutzers kann insbesondere dann vorliegen, wenn:
Sobald der Karteninhaber oder der Kartennutzer gegenüber der PayCenter einen Verlust der Kartendaten oder missbräuchliche Verfügungen angezeigt hat, hat der Karteninhaber für weitere missbräuchliche Verfügungen, die mit der Karte nach diesem Zeitpunkt getätigt werden, nicht mehr einzustehen. Dies gilt nicht bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit (z. B. keine ausreichende Sorgfaltspflicht bei der Aufbewahrung der PIN).
Für die Rückforderung von nicht autorisierten Verfügungen gelten die von Mastercard definierten Regelungen. Details dazu finden Sie im offiziellen Mastercard Chargeback Guide (PDF) .
Die PayCenter GmbH ist verpflichtet, Rückforderungen nach diesen Festlegungen abzuwickeln. Der Karteninhaber hat gegebenenfalls zeitnah zusätzliche Informationen bereitzustellen, um eine Abwicklung zu ermöglichen.
Gemäß dieser Mastercard-Regularien sind Rückforderungen nur für maximal 15 Transaktionen pro Karte zulässig. Für Transaktionen, die über diese Anzahl hinausgehen, haftet der Karteninhaber selbst.
Die Abwicklung von Rückbuchungen über Mastercard wird für den Karteninhaber kostenfrei durchgeführt. Sollte sich nachträglich herausstellen, dass die Rückbuchung unberechtigt war (z. B. durch fehlerhafte Angaben des Karteninhabers oder des Kartennutzers) und es kommt zu einer nochmaligen Belastung der Karte durch den Händler, berechnet PayCenter dem Karteninhaber dafür eine Bearbeitungspauschale von 45,00 Euro.
Ist eine Rückforderung gemäß diesen Regelungen berechtigt, so wird dem Karteninhaber der volle Umfang der Rückforderung gutgeschrieben, sobald die Rückforderung durch Mastercard bestätigt wurde.
Ist eine Rückforderung gemäß diesen Regelungen nicht möglich (insbesondere bei Schäden durch PIN-autorisierte Transaktionen), haftet der Karteninhaber in vollem Umfang des Schadens.
PayCenter ist berechtigt, einzelne Sachbezugskarten zu sperren und zu kündigen, wenn Bedenken hinsichtlich der Sicherheit oder der Verdacht der missbräuchlichen oder betrügerischen Nutzung bestehen.
PayCenter überwacht Transaktionen, um verdächtige Aktivitäten frühzeitig zu erkennen. Bei auffälligen Mustern kann eine temporäre Sperrung erfolgen.
Das Unternehmen gilt so lange als Eigentümer des Kartenguthabens, bis der Kartennutzer darüber verfügt hat. Das Unternehmen ist jederzeit berechtigt, Restguthaben von den Karten zurückzufordern. Die Rückforderung erfolgt schriftlich bei der PayCenter GmbH.
Für die Bereitstellung und den Betrieb der Karte fallen Entgelte an, welche in der Vereinbarung zur Sachbezugskarte näher definiert werden.
Die Nutzung der Karte durch den Kartennutzer ist für diesen kostenlos.
Die Laufzeit des Vertrags beginnt zu dem in der Vereinbarung zur Sachbezugskarte angegebenen Datum. Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit abgeschlossen.
Der Vertrag kann unter Einhaltung einer Frist von drei Monaten von beiden Seiten gekündigt werden.
Das Recht beider Parteien zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.
Die PayCenter GmbH kann den Vertrag fristlos kündigen, wenn ein wichtiger Grund vorliegt, durch den die Fortsetzung des Vertrages auch unter angemessener Berücksichtigung der berechtigten Belange des Unternehmens für die PayCenter GmbH unzumutbar ist.
Wichtige Gründe sind insbesondere die folgenden Ereignisse:
Nach der Kündigung werden keine neuen Karten mehr ausgestellt. Bestehende Karten werden nicht mehr aufgeladen. Die Karten können danach noch bis zum Ablauf ihrer Gültigkeit, jedoch höchstens ein Jahr, genutzt oder das Guthaben vom Unternehmen zurückgefordert werden. Eine Rückerstattung von Entgelten erfolgt in diesem Fall nicht.
Zur Einlagensicherung werden die Kartenguthaben auf offenen Treuhandkonten bei ausgewählten Bankpartnern durch den Treuhänder PayCenter GmbH verwahrt. Diese Konten dienen ausschließlich zur Aufnahme der Guthaben der Karteninhaber, eine Vermischung mit Geldern des Treuhänders findet nicht statt.
Das kartenausgebende E-Geld-Institut kann diese AGB ändern, soweit dies sachlich gerechtfertigt ist, insbesondere aufgrund gesetzlicher Vorgaben, technischer Entwicklungen oder zur Verbesserung der Dienstleistungen.
Änderungen, die eine wesentliche Einschränkung der Leistungen oder eine Erhöhung von Entgelten bedeuten, bedürfen der ausdrücklichen Zustimmung des Vertragspartners. Änderungen, die keine wesentlichen Vertragsbestandteile betreffen, gelten als genehmigt, wenn der Vertragspartner nicht innerhalb von zwei Monaten nach Mitteilung widerspricht.
Die Benachrichtigung über Änderungen erfolgt entweder durch die Anzeige eines besonderen Fensters beim Einloggen in den Nutzer-Account auf dem Karten-Frontend oder per E-Mail an die vom Unternehmen angegebene E-Mail-Adresse. In jedem Fall wird das Unternehmen auch beim nächsten Einloggen durch eine hervorgehobene Benachrichtigung informiert.
Das Unternehmen kann nach Benachrichtigung und Kenntnisnahmemöglichkeit den Änderungen der AGB innerhalb einer Frist von zwei Monaten widersprechen. Der Widerspruch sollte in Textform zur Beweissicherung an das kartenausgebende E-Geld-Institut gerichtet werden.
Widerspricht das Unternehmen nicht innerhalb von zwei Monaten nach der Benachrichtigung, gelten die Änderungen als angenommen, sofern sie keine wesentlichen Vertragsbestandteile betreffen. Das kartenausgebende E-Geld-Institut wird das Unternehmen in der Änderungsmitteilung ausdrücklich auf sein Widerspruchsrecht, die Frist und die Folgen eines unterlassenen Widerspruchs hinweisen.
Widerspricht das Unternehmen fristgemäß, so sind beide Parteien berechtigt, den Vertrag mit einer Kündigungsfrist von zwei Monaten zu kündigen, sofern nicht bereits nach § 12 ein jederzeitiges Kündigungsrecht besteht. Bis zur Vertragsbeendigung gelten die ursprünglichen Nutzungsbedingungen fort.
Soweit nichts anderes vereinbart ist, kann das Unternehmen alle Erklärungen an das kartenausgebende E-Geld-Institut per E-Mail abgeben oder diese per Fax oder Brief übermitteln. Die PayCenter GmbH kann Erklärungen gegenüber dem Unternehmen per E-Mail oder Brief an die Adressen übermitteln, die das Unternehmen als aktuelle Kontaktdaten angegeben hat.
Erfüllungsort ist der Sitz des kartenausgebenden E-Geld-Instituts.
Soweit es sich bei dem Unternehmen um einen Kaufmann, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen handelt, ist der Gerichtsstand der Sitz des kartenausgebenden E-Geld-Instituts. Dies gilt auch, wenn das Unternehmen nach Registrierung seinen Unternehmenssitz ins Ausland verlegt hat oder dieser zum Zeitpunkt der Klageerhebung nicht bekannt ist.
Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des internationalen Privatrechts und des UN-Kaufrechts.
Die Geschäftssprache ist Deutsch.
PayCenter ist weder gesetzlich dazu verpflichtet noch bereit, an einem Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen.
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